Voor clubs Privacy en AVG
Wie ziet wat, en waar staat het.
Een clubbestuur vraagt dit vóór het ja zegt, terecht. Hieronder staat hoe het zit, inclusief de twee dingen die we nog niet af hebben.
Drie partijen, drie rollen.
Dezelfde verdeling als in ons privacybeleid, toegepast op een club.
De club
Verwerkingsverantwoordelijke voor de golfers die via de balie of via de clubwebsite boeken, en voor cursusdeelnemers. De club bepaalt waarvoor die gegevens worden gebruikt.
Een zelfstandige pro
Verwerkingsverantwoordelijke voor zijn eigen klanten en lesnotities. Hij geeft de club zelf per club het recht om in zijn agenda te boeken, en kan dat recht intrekken.
Codavo (Golfly)
Verwerker, in opdracht van de club en de pro. Wij gebruiken de gegevens nergens anders voor en verkopen niets door. Hiervoor tekenen we een verwerkersovereenkomst.
Wat er in ClubDesk staat.
- Golfers die via de club boeken
- Naam, telefoonnummer, e-mailadres, de boeking (les, pro, tijd, locatie) en of er betaald is.
- Cursusdeelnemers
- Naam, e-mailadres, de cursus, aanwezigheid per les, betaalstatus, en wat de deelnemer zelf invult na de boeking: handicapcategorie, doel en of hij updates wil.
- Receptiemedewerkers
- E-mailadres, naam en rol. Inloggen gaat met een code per e-mail; er is geen wachtwoord dat kan lekken.
- Wat de balie niet ziet
- Lesnotities, swingvideo's, rapportkaarten en de vrije notities van een pro. Die blijven in de omgeving van de pro.
Waar het staat.
Dit zijn de subverwerkers. Ze staan met naam in de verwerkersovereenkomst, en een wijziging melden we vooraf.
| Subverwerker | Waarvoor | Waar |
|---|---|---|
| Supabase | Database en inloggen | Frankfurt (eu-central-1) |
| Cloudflare | Hosting en beveiliging van ClubDesk, de sites en de boekingspagina | EU en VS |
| Resend | Bevestigings- en herinneringsmails | EU en VS |
| Mollie | Online betalingen en betaallinks; wij bewaren geen rekeningnummers | Nederland |
| Sentry | Technische foutmeldingen, zonder sessieopnames | EU |
| Plausible | Bezoekersstatistieken van de boekingspagina, zonder cookies en zonder profielen | EU |
Wie ziet wat in de club.
Drie rollen, elk een trede hoger. Een clubbeheerder nodigt collega's uit en trekt toegang weer in.
- PlannerDe planning, boeken en verzetten, Openstaand, de Academy-inschrijvingen en de klantpagina van een golfer.
- ClubbeheerderAlles van Planner, plus cursussen aanmaken en bewerken, betaallinks, instellingen en het team.
- EigenaarAlles van Clubbeheerder, plus Overzicht met de cijfers per periode.
Hoe lang, en hoe je eraf komt.
Bewaartermijnen. Boekingen bewaren we twee jaar, betalingen zeven jaar (fiscale bewaarplicht, via Mollie). Dat opruimen doen we nu nog met de hand; een automatische termijn staat op de lijst. Een golfer die verwijderd wil worden, dient dat bij de club of de pro in; wij voeren het uit.
Export. Cijfers uit Overzicht als CSV, de klantenlijst van elke pro als CSV, vanaf dag één en zonder ons te hoeven vragen.
Stoppen. Na het stoppen krijg je een export en verwijderen we de clubgegevens binnen dertig dagen, behalve wat wettelijk bewaard moet blijven.
Verwerkersovereenkomst. Een standaarddocument op basis van artikel 28 AVG, met de subverwerkers hierboven als bijlage. We sturen het mee met de pilotafspraak; wijzigingen op verzoek van de club nemen we per punt door.
Wat we nog niet af hebben.
De golfer die op je clubwebsite boekt, ziet de planner van Golfly maar nog geen link naar het privacybeleid in dat venster. Die komt; tot die tijd hoort de link op de pagina van de club te staan. En bij een losse les die de balie inboekt, wordt nog niet gevraagd of de golfer updates wil; bij een cursusinschrijving vult de deelnemer dat zelf in. Stand: september 2026.
Vragen van je bestuur?
Stuur ze door, of plan een half uur en neem de functionaris gegevensbescherming mee.