Privacybeleid

1. Inleiding

Dit privacybeleid beschrijft hoe Golfly (een product van Codavo, KvK: 42017531) persoonsgegevens verzamelt, gebruikt en beschermt. Golfly verwerkt gegevens van twee groepen: golfpro's (onze klanten) en hun leerlingen (eindgebruikers van de websites).

2. Verwerkingsverantwoordelijke

Codavo, gevestigd te Rotterdam. Voor vragen over je gegevens: hello@codavo.nl of +31 6 44798338.

Codavo is verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens van golfpro's, onze eigen klanten, en voor de bezoekers van golfly.nl. Voor de gegevens van leerlingen is de golfpro de verwerkingsverantwoordelijke: hij bepaalt waarvoor die gegevens worden gebruikt. Codavo verwerkt die gegevens als zijn verwerker, in zijn opdracht.

3. Welke gegevens verzamelen wij?

Van golfpro's (onze klanten):

• Naam, e-mailadres, telefoonnummer
• Bedrijfsgegevens (club, KvK-nummer indien opgegeven)
• Aanbod, prijzen en website-inhoud
• Betalingsgegevens (verwerkt via Mollie — wij slaan geen creditcardnummers op)
• Inloggegevens (e-mailadres, wachtwoord hash)

Van leerlingen (eindgebruikers):

• Naam, e-mailadres, telefoonnummer
• Boekingsgegevens (datum, tijd, lestype)
• Betalingsgegevens (via Mollie)
• Swing check video's en bijbehorende informatie (indien van toepassing)
• WhatsApp-gesprekken met de coach: telefoonnummer, de naam uit het WhatsApp-profiel en de inhoud van de berichten (indien van toepassing, zie hoofdstuk 8)
• Account- en sessieinformatie

4. Waarvoor gebruiken wij deze gegevens?

• Levering van de Golfly-dienst (website, boekingen, betalingen)
• Communicatie over de dienst (bevestigingen, herinneringen, updates)
• Beantwoorden van vragen via WhatsApp en helpen bij boeken, verzetten of annuleren
• Facturering en betalingsverwerking
• Verbetering van de dienstverlening
• Wettelijke verplichtingen

5. Rechtsgrond

• Voor golfpro's: uitvoering van de overeenkomst (het abonnement)
• Voor leerlingen: gerechtvaardigd belang van de golfpro (dienstverlening) en toestemming (bij het indienen van formulieren of boekingen)
• Voor WhatsApp-gesprekken: toestemming, die de leerling geeft door zelf een bericht te sturen naar het nummer van de coach. Voor herinneringen per WhatsApp wordt apart om toestemming gevraagd, die op elk moment kan worden ingetrokken

6. Verwerkers

Wij delen gegevens met de volgende verwerkers die nodig zijn voor de dienst:

• Cloudflare — hosting en beveiliging (EU/VS)
• Supabase — database en authenticatie (eu-central-1, Frankfurt)
• Resend — e-mailverzending
• Mollie — betalingsverwerking (Nederland)
• Meta Platforms Ireland — bezorging van WhatsApp-berichten via de WhatsApp Business Platform, alleen voor coaches met het WhatsApp-kanaal
• Anthropic — het taalmodel achter de AI-assistent op WhatsApp, alleen voor coaches met het WhatsApp-kanaal
• ElevenLabs — het omzetten van gesproken opnames naar tekst, voor swing check video's en de lesnotities van coaches
• Voyage AI — het doorzoekbaar maken van de helpartikelen achter onze hulpchat
• Plausible — bezoekersstatistieken van golfly.nl, zonder cookies en zonder profielen van individuele bezoekers
• Mapbox — de kaartweergave op golfly.nl
• Sentry — technische foutmeldingen, zodat storingen opgespoord kunnen worden (Europese servers). Sessieopnames staan uit

Wij verkopen geen gegevens aan derden.

7. ProAgenda-koppeling

Coaches kunnen kiezen om hun ProAgenda agenda te koppelen aan Golfly. We slaan dan uitsluitend tijdvakken op om dubbele boekingen te voorkomen. Geen klantnamen, geen lesinhoud, geen contactgegevens. De coach geeft expliciet toestemming voor de koppeling en kan deze op elk moment intrekken via Koppelingen.

8. WhatsApp-kanaal

Coaches kunnen hun WhatsApp Business-nummer koppelen aan Golfly. Stuurt een leerling dan een bericht naar dat nummer, dan slaan wij het gesprek op: het telefoonnummer, de naam uit het WhatsApp-profiel en de tekst van de inkomende en uitgaande berichten. Geeft een leerling in het gesprek naam en e-mailadres op om een boeking af te ronden, dan worden die tijdelijk bij het gesprek bewaard tot de boeking is verwerkt. Hoort het nummer bij een bestaande klant van de coach, dan halen we daar de voornaam, het resterende lestegoed en de eerstvolgende lessen bij om de vraag te kunnen beantwoorden.

Foto's, spraakberichten en andere bijlagen worden niet opgeslagen; we leggen alleen vast dat er een bericht van dat type binnenkwam. Berichten die de coach zelf vanaf zijn eigen telefoon stuurt, worden alleen als gebeurtenis vastgelegd, zonder de inhoud.

De berichten worden gelezen door een AI-assistent die een antwoord opstelt. Daarvoor worden de recente berichten uit het gesprek en de hierboven genoemde lesgegevens verstuurd naar Anthropic. Het bezorgen van de berichten zelf loopt via Meta. De coach kan het gesprek op elk moment overnemen; bij zo'n overdracht ontvangt de coach een melding met de naam, het telefoonnummer en het laatste bericht van de leerling.

9. Bewaartermijn

• Accountgegevens: zolang het abonnement actief is, plus maximaal 6 maanden na beëindiging
• Boekingsgegevens: 2 jaar (wettelijke bewaarplicht)
• Swing check video's: maximaal 6 maanden na analyse
• WhatsApp-gesprekken: standaard 12 maanden na het laatste bericht, per coach instelbaar tussen 1 en 120 maanden. Daarna worden het gesprek en alle bijbehorende berichten automatisch verwijderd
• Betalingsgegevens: 7 jaar (fiscale bewaarplicht, via Mollie)

10. Beveiliging

• Alle data wordt versleuteld opgeslagen en verstuurd via HTTPS
• Toegang tot klantgegevens is beperkt tot geautoriseerde medewerkers
• Wij gebruiken Row Level Security (RLS) in de database zodat coaches alleen hun eigen gegevens zien

11. Cookies

Golfly gebruikt alleen functionele cookies (zoals taalvoorkeur). Wij gebruiken geen tracking- of advertentiecookies. Voor bezoekersstatistieken van golfly.nl gebruiken we Plausible, dat geen cookies plaatst en bezoekers niet volgt tussen websites.

12. Jouw rechten (AVG)

Je hebt recht op:

• Inzage in je gegevens
• Correctie van onjuiste gegevens
• Verwijdering van je gegevens
• Beperking van verwerking
• Overdraagbaarheid van je gegevens
• Bezwaar tegen verwerking

Neem contact op via hello@codavo.nl om je rechten uit te oefenen. We reageren binnen 30 dagen. Je hebt ook het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Ben je leerling van een coach, dan is die coach de verwerkingsverantwoordelijke voor jouw gegevens en zijn wij zijn verwerker. Je kunt je verzoek dan het beste bij je coach indienen; wij voeren het namens hem uit. Wil je dat je WhatsApp-gesprek wordt gewist, geef dan het telefoonnummer door waarmee je hebt geappt. Het volledige gesprek met alle berichten wordt dan verwijderd. Boekingen en betalingen blijven staan zolang de wettelijke bewaartermijnen lopen.

13. Wijzigingen

We kunnen dit privacybeleid aanpassen. De laatste versie is altijd beschikbaar op deze pagina.

14. Contact

Codavo — hello@codavo.nl — +31 6 44798338 — KvK: 42017531