Verwerkersovereenkomst voor clubs

Partijen

Deze overeenkomst is gesloten tussen:

• de club of academy die Golfly gebruikt onder de voorwaarden voor clubs, met de gegevens die zij bij haar aanmelding heeft opgegeven, als verwerkingsverantwoordelijke (hierna: de club); en
• Codavo, gevestigd in Rotterdam, KvK 42017531, als verwerker (hierna: Codavo). Codavo levert de dienst onder de naam Golfly: ClubDesk, de Academy, de omgevingen van de pro's en de boekingspagina's.

De club sluit deze overeenkomst door haar bij de aanmelding te accepteren. Codavo legt vast welke versie de club heeft geaccepteerd en wanneer.

1. Onderwerp en duur

1.1 Codavo verwerkt persoonsgegevens in opdracht van de club om Golfly te leveren, zoals beschreven in de voorwaarden voor clubs.

1.2 Deze overeenkomst geldt zolang de club Golfly gebruikt, en daarna zolang Codavo nog gegevens van de club onder zich heeft.

2. Waarvoor de club verantwoordelijk is

2.1 De club is verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens in haar omgeving. Dat zijn de gegevens van haar golfers, cursusdeelnemers en teamleden, en ook die van de pro's die de club toevoegt en van de klanten van die pro's.

2.2 In de voorwaarden voor clubs verklaart de club dat zij afspraken heeft met de pro's die zij toevoegt, en dat zij hun gegevens en die van hun klanten via Golfly mag laten verwerken. Een pro die de club toevoegt, sluit zelf geen overeenkomst met Codavo. Koppelt een zelfstandige pro zijn eigen Mollie-account, dan accepteert hij daarvoor de voorwaarden van Golfly voor coaches; voor de gegevens in zijn omgeving blijft de club verwerkingsverantwoordelijke.

2.3 Een zelfstandige pro met een eigen Golfly-abonnement is zelf verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens in zijn eigen omgeving en heeft daarvoor een eigen overeenkomst met Codavo. Deze overeenkomst gaat daar niet over.

3. Aard en doel van de verwerking

Het plannen, boeken, verzetten en vastleggen van golflessen en cursussen; het bijhouden van aanwezigheid, lestegoed en betaalstatus; het versturen van bevestigingen, herinneringen en meldingen; het beheren van de omgevingen van de pro's die de club toevoegt; het tonen van cijfers aan de club; en het beheer van de accounts van het team van de club.

4. Soorten gegevens en betrokkenen

Golfly vraagt niet naar bijzondere persoonsgegevens, zoals gegevens over gezondheid. De club legt die ook niet vast in notities of andere vrije velden.

5. Minderjarigen

Golfers, cursusdeelnemers en klanten kunnen minderjarig zijn. Ook voor hun gegevens is de club verwerkingsverantwoordelijke. Een golfer jonger dan 16 wordt ingeschreven door een ouder of voogd, die daarvoor akkoord geeft. Vraagt Golfly bij een inschrijving om dat akkoord, dan legt Codavo het vast met datum en tijd, als onderdeel van de gegevens van de club.

6. Verplichtingen van Codavo

6.1 Codavo verwerkt de gegevens alleen op instructie van de club. Het gebruik van Golfly door de club geldt als instructie. Verplicht de wet Codavo tot iets anders, dan meldt Codavo dat vooraf aan de club, als dat mag.

6.2 Codavo gebruikt de gegevens niet voor eigen doeleinden, verkoopt of deelt ze niet, en gebruikt ze niet om AI-modellen te trainen.

6.3 Wie bij Codavo toegang heeft tot de gegevens, is tot geheimhouding verplicht.

6.4 Codavo neemt passende technische en organisatorische maatregelen. Daartoe horen:

• versleutelde verbindingen (TLS) en versleutelde opslag bij de subverwerkers;
• toegang tot de database met volledige rechten alleen vanaf de server, nooit vanuit de browser;
• beveiliging per rij in de database, zodat elke omgeving alleen haar eigen gegevens ziet;
• inloggen in ClubDesk met een eenmalige code per e-mail, zonder wachtwoord;
• vastleggen van beheerhandelingen in ClubDesk, zoals wijzigingen in het team en het toevoegen van een pro;
• een eigen omgeving per club en per pro.

6.5 Codavo helpt de club bij verzoeken van betrokkenen, zoals inzage, correctie, verwijdering en export, en voert die binnen tien werkdagen uit.

6.6 Codavo helpt de club bij een gegevensbeschermingseffectbeoordeling (DPIA) als de club die moet uitvoeren.

7. Subverwerkers

De club geeft algemene toestemming voor de subverwerkers in bijlage A. Codavo meldt een nieuwe of gewijzigde subverwerker minimaal dertig dagen vooraf per e-mail. De club kan binnen die termijn met redenen bezwaar maken. Codavo legt subverwerkers dezelfde verplichtingen op als in deze overeenkomst.

8. Datalekken

Codavo meldt een inbreuk op de beveiliging die gegevens van de club raakt zonder onredelijke vertraging, en uiterlijk 48 uur nadat Codavo die ontdekte. De melding gaat naar het e-mailadres van de eigenaar van de club in ClubDesk en beschrijft wat er bekend is over de aard, de omvang, de gevolgen en de maatregelen. Codavo vult de melding aan zodra er meer bekend is. De club beoordeelt of een melding bij de Autoriteit Persoonsgegevens en aan betrokkenen nodig is; Codavo helpt daarbij.

9. Doorgifte buiten de EER

De database staat in de EU (Supabase, Frankfurt). Een aantal subverwerkers verwerkt gegevens ook in de Verenigde Staten. Voor die doorgifte geldt het EU-VS Data Privacy Framework of gelden de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie. Bijlage A noemt per subverwerker waar de verwerking plaatsvindt.

10. Controle

De club mag, na een redelijke aankondiging en hoogstens één keer per jaar (of vaker na een datalek), laten controleren of Codavo zich aan deze overeenkomst houdt. Codavo geeft eerst de beschikbare rapporten van subverwerkers en beantwoordt vragen schriftelijk. Een controle op locatie volgt pas als dat niet genoeg is.

11. Einde van de overeenkomst

Bij het einde van de overeenkomst levert Codavo de club op verzoek een export (CSV) van haar gegevens. Daarna verwijdert Codavo alle gegevens van de club binnen dertig dagen, ook bij de subverwerkers. Dat geldt ook voor de omgevingen van de pro's die de club heeft toegevoegd, tenzij de club, de pro en Codavo afspreken dat de pro zijn omgeving zelf voortzet. Uitgezonderd zijn gegevens die Codavo of Mollie volgens de wet moet bewaren, zoals betaal- en factuurgegevens (zeven jaar).

12. Aansprakelijkheid

Voor de aansprakelijkheid van Codavo geldt de regeling in de voorwaarden voor clubs.

13. Overig

Op deze overeenkomst is Nederlands recht van toepassing. Geschillen gaan naar de bevoegde rechter in Rotterdam. Is deze overeenkomst in strijd met de voorwaarden voor clubs, dan gaat deze overeenkomst voor wat betreft de verwerking van persoonsgegevens.

Bijlage A: subverwerkers (stand 28 september 2026)

Bijlage B: contact

Club: de eigenaar zoals vastgelegd in ClubDesk. Codavo: Sjoerd Ligtvoet, hello@codavo.nl, +31 6 44798338.