Voor clubs Bouwlogboek
Wat er in ClubDesk bijkwam
We ontwikkelen ClubDesk samen met een golfacademy met twee vestigingen, die het elke dag aan de balie en in de Academy gebruikt. Hier houden we per maand bij wat er is bijgekomen en wat dat voor de balie betekent. Het nieuwste staat bovenaan.
Groepsaanvragen, TeeControl en meten wat de boekwidget oplevert
- Een pro zet op zijn eigen site een pagina voor golfclinics. Een bedrijf of vriendengroep vraagt daar een clinic, een training of een toernooi aan. De aanvraag komt binnen bij de pro en, als hij dat instelt, bij de receptie van de club. De receptie zet zonder account de status, zodat de pro ziet wat er met de aanvraag gebeurt.
- Een club die haar bays in TeeControl beheert, hoeft een les straks niet twee keer in te voeren. Een les met bay komt dan ook als reservering in TeeControl. De koppeling is gebouwd en we testen hem nu met TeeControl. Bij geen enkele club staat hij al aan.
- De boekwidget op de site van de club geeft boekingen door aan Google Tag Manager. De club ziet dan welke campagne een les opleverde.
Een les krijgt zelf een bay
- Per lestype zet de club "Bay nodig" aan. Een geboekte les krijgt dan vanzelf een vrije bay. De golfer merkt daar niets van, en de balie sleept een les naar een andere bay als dat beter uitkomt.
- Een club richt zelf een hal met bays in, zonder dat wij daar iets voor hoeven te doen.
- ClubDesk is er ook in het Engels, per medewerker in te stellen. Een bericht aan golfers stuur je in het Nederlands of in het Engels.
- Een club zet een eenmalig evenement online, zoals een fitting, een open lesdag of beat the pro. Deelnemers komen in het klantenbestand, en per evenement zie je wie daarna terugkwam voor een les, een bay of een cursus.
- Clubs maken zelf kortingscodes voor lessen.
- Het Overzicht van de eigenaar laat ook zien wat er in een periode nog openstaat, en hoeveel er per betaalvorm is geboekt.
- Bij een nieuwe cursus sla je weken over, bijvoorbeeld de herfstvakantie.
- ClubDesk is als app te installeren op een iPad of een computer.
Pro's in dienst van de club
- ClubDesk kent het verschil tussen een pro in dienst van de club en een zelfstandige pro. Bij een pro in dienst betaalt de golfer aan de club, en de balie wijzigt of annuleert zijn lessen, met tegoed en een bericht aan de klant.
- In de tab Aanbod beheert de club de lestypes en prijzen van haar pro's.
- De balie zet een cursus van begin tot eind zelf op, en de club laat hem op haar eigen site zien.
- De boekhouder krijgt een export van alle transacties.
- Het klantenbestand komt in één keer over uit een CSV of Excel, met de lesgeschiedenis erbij. Ouders en kinderen vormen een gezin: de balie boekt voor het kind, de ouder betaalt.
- De planner haalt alle coaches en dagen in één keer op en is daardoor merkbaar sneller. Wie dat prettiger vindt, ziet de dag als tijdlijn, met de coaches onder elkaar.
- ClubDesk werkt ook op een telefoon.
Hoe het begon
- De eigenaar van een golfacademy met twee vestigingen zag de software voor coaches en vroeg of dit ook voor de club kon. We spraken af de Academy als pilot te bouwen, naast het systeem dat ze al hadden, met export vanaf de eerste dag.
- Vijf dagen later stonden de locaties, bays, pro's en de Academy in ClubDesk, met hun planning erin.
- Het receptieteam meldt een verbeterpunt met een schermafbeelding vanuit ClubDesk zelf. De eerste meldingen kwamen dezelfde dag binnen.
- De balie ziet welke lessen nog niet zijn afgerekend, en de eigenaar ziet per periode wat er is geboekt en wat er binnen is. Wat de balie niet afvinkt, telt niet als ontvangen. Dat staat nu bij het cijfer, zodat niemand schrikt van een te laag bedrag.
- In de Academy krijgt wie het vorige niveau afrondde voorrang bij de volgende cursus. Wie geen plek krijgt, komt op de wachtlijst.
- De hele planner werkt met het toetsenbord.
Meebouwen?
Dit najaar nemen we drie clubs of academies erbij als design partner. Wat jouw balie het eerst nodig heeft, komt dan als volgende in dit logboek.